Absage einer ausschreibung

Es gibt Gründe, weshalb Ihr Unternehmen ein Angebot nicht abgeben möchte, die Sie dem Kunden unmöglich offen und ungeschminkt mitteilen können. Angenommen, der Auftrag ist zu klein, dann können Sie das nicht offen schreiben. Wenn Sie sich um wichtigere Aufträge kümmern, dann können Sie nicht sagen: "Wir haben Wichtigeres zu tun. Die folgende Tabelle liefert Ihnen zusätzlich zu unseren Musterbriefen erste Formulierungen, die Sie als Absagegründe verwenden können. Abgesehen von Absagegründen, die Sie nicht nennen können, sollten Sie zusätzlich auf stilistisch einwandfreie Briefe und E-Mails achten. Der Kunde soll das Gefühl haben, dass es schade ist, dass Ihr Unternehmen für diesen speziellen Auftrag nicht der richtige Partner ist. Und wenn Sie gut formulieren, wendet er sich beim nächsten Mal vielleicht mit der für Ihr Unternehmen perfekten Anfrage an Sie. So nicht: Bezugnehmend auf Ihre Bitte um ein Angebot müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Besser so: Danke, dass Sie uns um ein Angebot gebeten haben. Wir müssen leider passen, denn So nicht: Nach sorgfältiger Prüfung in unserem Hause sind wir leider zu dem Ergebnis gekommen, dass … Was ist denn das "Hause"?

Absage einer Ausschreibung: Gründe und Folgen

Erst danach darf der Zuschlag erteilt werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Informationen durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter oder Bewerber bzw. Wird die vorgeschriebene Wartefrist nicht eingehalten oder der Bieter fehlerhaft, unvollständig oder gar nicht informiert und der Zuschlag gleichwohl erteilt, kann bei der zuständigen Vergabekammer ein Nachprüfungsantrag mit dem Ziel der Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages gestellt werden. Ebenso müssen die mitzuteilenden Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung eines Angebots ausgehend von den Umständen des Einzelfalls so detailliert sein, dass es dem Bieter möglich ist, die Wertungsentscheidung der Vergabestelle zumindest ansatzweise nachzuvollziehen und die Erfolgsaussichten eines etwaigen Rechtsschutzes abzuschätzen. An die Begründung der Ablehnung des Angebots sind aber keine überhöhten Anforderungen zu stellen. Weitere Regelungen, die eine Mitteilungspflicht an die nicht berücksichtigten Bieter bzw. Direkt loslegen.

Wie man eine Ausschreibung korrekt absagt

Eine interessante Möglichkeit, an gute Aufträge zu gelangen, ist es für Unternehmen, an einer Ausschreibung teilzunehmen. Dabei gibt es auch ein Netzwerk von interessanten Unternehmen, die man zu der Teilnahme einlädt - kurzum: auffordert, ein Angebot zu stellen. Das beste Angebot soll den Zuschlag ergo tatsächlichen Auftrag erhalten. Nur gibt es auch Situationen, in denen man nicht teilnehmen will - aber später wieder eingeladen werden will. Also ist eine Absage im aktuellen Fall eine wichtige Lösung. Verschiedene Situationen können dazu führen, dass man aktuell an keiner Ausschreibung mitwirken will. Als erstes fällt ein, dass man schon genug Arbeit mit anderen Aufgaben hat. Es kann auch personelle Änderungen gegeben haben und man muss erst neue Leute einstellen oder man strukturiert sein Unternehmen um. Viele Agenturen werden von Ministerien eingeladen, ein Angebot im Rahmen der Ausschreibung zu stellen und auch wenn man aktuell nicht kann, will man später doch wieder eingeladen werden. Nachstehend finden Sie einen Musterbrief, wie so eine solche Absage nach Einladung zur Teilnahme an der Ausschreibung aussehen könnte.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Absage einer Ausschreibung

Es gibt eine Reihe an Strategien , wie ein Absageschreiben optimal und ohne Missverständnisse gelingen kann, ohne zugleich die Höflichkeit und den professionellen Umgang zu verlieren. Daher sollte die höfliche Begründung in der Angebotsabsage auch nicht ausarten. Andernfalls könnte der Auftragnehmer sich in seiner Professionalität nicht ernst genommen fühlen. Der vielleicht wichtigste Punkt für Office Professionals ist es, Freundlichkeit zu bewahren. Mit einer obligatorischen Dankes-Zeile werden die Mühen des Gegenübers aufgegriffen und wertgeschätzt. Dies zeugt nicht nur von einem professionellen Umgang miteinander , sondern verhindert zugleich, dass das Gegenüber von zukünftigen Angeboten absieht. Das Gegenüber erwartet in der Regel eine positive Antwort, besonders, wenn das Angebot bewusst in Auftrag gegeben wurde. Es ist jedoch nicht notwendig, die gesamte Entscheidungskette darzulegen. Für Sie als Office Manager ist es allerdings ratsam, dem Angebotsteller zu erklären, was im vorliegenden Fall zu der Entscheidung - der Angebotsabsage - geführt hat.